Girişimcilik Tavsiyeleri

Girişiminizin İş Akışını
Optimize Edecek
7 Kilit Öneri

Girişiminizin İş Akışını
Optimize Edecek
7 Kilit Öneri

Bir StartUp için temel ve en büyük mücadele yüksek hedefleri sınırlı kaynaklarla yakalamaya çalışmaktır. A noktasından B noktasına batmadan geçmenin bir yolunu bulmak, yeni girişim sahipleri için zorlu bir mücadeleyi beraberinde getirir. Açıkçası başarı için tek bir formül yok, ancak önemli ve kritik kararlar alıp bunları uygulamanız gereken konuların başında iş akışınızı nasıl optimize edebileceğiniz geliyor.

İş Akışı Neden Önemlidir?

Kuşkusuz ‘’iş akışı’’ tabirini etrafınızda defalarca duydunuz; belki de şirketinizden bahsederken kendiniz de kullandınız. Peki, iş akışı tam olarak ne anlama geliyor? Yeni bir girişimi yürütürken iş akışınızı nasıl optimize edebilirsiniz?

Bir iş akışı; malzeme üretimi, hizmet üretimi ya da bilgi işleme gibi faaliyetleri yürütürken, kaynakların sistematik olarak süreçlere dönüştürülmesiyle sağlanan, düzenlenmiş ve tekrarlanabilir bir iş modeli demektir. İş akışına konu olan insan kaynağı; tek bir kişi, bir ekip ya da büyük bir şirketin tüm çalışanları olabilir.

İmalat sanayisinde faaliyet gösteren ve montaj hatlarını kullanan fabrikalarda iş akışına daha fazla önem verildiğini görebiliriz. Ancak her sektör ve iş kolu için aynı durumdan söz etmek mümkün değil. Özellikle işini yeni kuran girişimcilerin düzenli bir iş akışına sahip olma konusunda zorluk çektiğini gözlemleyebiliyoruz. Bu durum; zaman ve para kısıtları, yapılacak çok fazla şeyin olması gibi durumlardan ileri geliyormuş gibi görünebilir ama aslında öyle değildir. Optimize edilmiş bir iş akışına sahip olmamak daha fazla karmaşayı beraberinde getirir, bu da daha fazla zaman ve para israfı demektir.

Son 10 yılda birtakım yazılım ve uygulamalar süreçleri kolaylaştırdı ve şirket yöneticilerinin hem mikro hem de makro düzeyde gerçek zamanlı analizler yapabilmesine olanak tanıdı. Sonuç olarak modern bir iş akışına sahip şirketlerin sayısında her geçen gün büyük artış olduğunu görüyoruz.

Bir girişimci perspektifinden bakarsanız, iş akışını güncellemenin sizin için ne gibi avantajlar sağlayabileceğini sorabilirsiniz. Neden para ve zaman gibi en değerli kaynaklarınızın bir kısmını bu iş için ayırmalısınız?

Yanıtlar oldukça geniş ve klişe olabilir, ancak başlıca yararlar arasında şunları sayabiliriz:

- Tutarlılığı sağlama
- Zayıf yönleri belirleme
- Sıradanlığı düzene dönüştürme
- Müşteri deneyimini geliştirme

İş akışı optimizasyonunun oynadığı rolü somut olarak görmek için, bir yerden başlamalı, denemeli ve ısrarcı olmalısınız. Bir süre sonra sizin için önemli bir stratejiye dönüştüğüne şahit olacaksınız.

Şirketinizin İş Akışını Geliştirmek İçin 7 İpucu

Farkında olun ya da olmayın, şirketinizin bir iş akışı var. Üretim yapan bir fabrika kadar karmaşık bir yapıda olmayabilir ancak bir şeyleri yapmanın veya geliştirmenin yolu kesinlikle buradan geçmekte. Optimizasyona yapılan yatırım sağlıklı, uzun vadeli sonuçlar doğuracaktır. Nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? İşte size birkaç pratik öneri:

1. Zorlukları ve Riskleri Tanımlayın

Hem yönetimsel hem de operasyonel bakış açılarından faydalanmalı ve hedeflerinize ulaşmaya çalışırken karşılaşacağınız engelleri masaya yatırmalısınız. Ekibinizin her kademesindeki çalışanları dinleyerek onların düşüncelerinden yararlanmayı deneyin. Eğer risklerin farkında değilseniz, iş akışını optimize etmek ve süreçten beklediğiniz değeri elde etmek imkansızdır.

Şirketinizin iş akışı açısından karşılaştığı güçlükler, bulunduğunuz endüstrinin mevcut özelliklerine, güçlü ve zayıf yönlerine bağlı olacaktır. Karar alırken bunları da göz önünde bulundurun.

2. Akılcı Hedefler Belirleyin

Zorlukları ve riskleri belirledikten sonra dikkatinizi onların üstesinden gelmeye ve iş akışını optimize etmeye kaydırın. Bu, somut hedefler belirlemekle başlar. Hedefleriniz akılcı olmalıdır. Başka bir ifade ile spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve süreye bağlı olmalıdır.

Sürecin bir gecede gerçekleşmesini beklemeyin. Girişiminizi ileriye doğru itecek akılcı hedefler bulmak birkaç gün veya birkaç hafta sürebilir. Hedeflerinizi ekibinizle paylaşmak, hatta bunları herkese açık bir dokümantasyon ile ilan etmek oldukça yararlı olabilir.

3. Şirket İçi İletişimi Güçlendirin

İşletmelerin % 80'inde yönetim kademesinin kullandığı iç iletişim sistemlerinin, personelin iletişim uygulamalarıyla bağlantısı olmadığını biliyor musunuz? Bu iletişim kopukluğu birçok problemi beraberinde getirecektir. Süreç takibi zayıflar, belgelerin izlenmesi zorlaşır, birbirinden haberi olmayan ekipler aynı işi birden fazla kez yapabilir vs…

Çözüm: Standart süreçlerinizi içeren basit bir yönetim sistemi oluşturun. Sonra da dokümanları takip etmenizi sağlayan yazılımın bu sisteme dahil edildiğinden emin olun. Ayrıca organizasyon içinde yardımlaşmayı artıracak ve iletişimi kuvvetlendirecek uygulamalara geçiş yapın. Bunun için Slack gibi ücretsiz bir araç kullanabilirsiniz. Slack üzerinde proje kanalları ve çalışma grupları oluşturabilir, her bir iş kolunun takibini o işten sorumlu çalışanlarla birlikte yapabilirsiniz.

IDC araştırmasına göre, yalnızca belge izleme sorununu gidermeyi başaran girişimler gelirlerinde %16'lık bir artış yakalıyor.

4. Uzaktan Çalışan Personeliniz ile İletişiminizi Kuvvetlendirin

Bazı iş dünyası liderleri 2020 yılına gelindiğinde, işgücünün yarısının remote çalışanlar olacağını tahmin ediyor. Uzaktan çalışan nitelikli profesyonellerin işe alınması, işletmenizin yeni yetenekler edinmesine yardımcı olur, ancak aynı zamanda bilgi paylaşımını zorlaştırır.

Çözüm: Uzaktan çalışan ekibiniz ile toplantılarınızı video konferans yoluyla gerçekleştirin. Ekiplerin hem video konferans sırasında hem de sonrasında eşzamanlı olarak belgeler üzerinde çalışmasını sağlayan ortak bir yazılım da kullanabilirseniz ne ala!

Jira, Asana, Trello, Kanbanchi gibi proje yönetimi araçlarını kullanarak şirketiniz için uzaktan çalışan profesyonelleri merkezi bir sistem üzerinde bir araya getirebilirsiniz. Tüm süreçleriniz daha şeffaf ve anlaşılır hale gelir; bu sayede verimliliğiniz artar. Aylar sonra bile herhangi bir konuda ‘’biz bunu ne yapmıştık yaa’’ gibi sorularınızın yanıtı için vakit kaybetmezsiniz. Saniyeler içinde aradığınız her bilgiye ulaşabilirsiniz.

5. Sonu Gelmeyen Toplantılardan Kurtulun

Dünyaca ünlü, ekip ve proje yönetimi yazılımı Jira’nın kurucusu olan Atlassian şirketi tarafından yapılan bir araştırmaya göre, toplantılarda geçen sürenin yaklaşık %50’si zaman kaybından ibaret. Bu durum, çalışanların ayda yaklaşık 30 saati boşa harcaması anlamına geliyor. Çalışanların %45’i katılmak zorunda oldukları toplantılar konusunda bunalmış hissediyor; neredeyse %50’si bu toplantıları en büyük zaman israfı olarak tanımlıyor. Araştırmaya göre, gereksiz toplantıların ABD’deki girişimcilere maliyeti yılda tam 37 milyar dolar.

Çözüm: Toplantı sürelerini 15-20 dakika ile sınırlandırmayı bir kural haline getirin ve mümkün olduğu ölçüde toplantıları ayakta yapmayı deneyin. Kimin, hangi bilgilere, ne ölçüde ihtiyacı olduğunu açıkça tanımlayan bir yapılanmaya gidin. Böylece her toplantıya yalnızca katılma zorunluluğu olan kişilerin iştirak etmesini sağlayabilirsiniz. Karar sürecini hızlandırmak ve zamandan kazanmak için katılımcıların toplantı öncesi inceleyebilecekleri birtakım hazırlıklar yapın, notlar veya dokümanlar iletin. Toplantılar için çok sayıda konu başlığı belirlemekten de kaçının.

6. Faturalaralandırma Sürecindeki Karmaşıklığını Giderin

Faturalar ve bütçeler bir çok şirkette farklı onay katmanlarından geçer ve bu kağıt temelli iş anlayışı sizi batırabilir. Bazı çalışanlarınızın aradığı şeylere hızlı şekilde ulaşamaması ve birçoğunun yapmakta oldukları işin, büyük resimde hangi aşamada yer aldığını bile bilmemeleri gibi durumlar müşterilerinizi ve tedarikçilerinizi yıpratır. Çalışanlarınızın müşteri ile iletişiminde yanıt veremediği tek bir soru bile büyük bir itibar kaybı yaratacaktır.

Çözüm: Faturaları bir tuşa basarak çok işlevli yazıcınızda tarayın ve bunları doğrudan dijital bir sistem aracılığıyla inceleme ve onay için finans departmanına gönderin. Bunu nasıl yapacağınızdan emin değil misiniz? Çok işlevli yazıcıyı satın aldığınız üreticiye veya yetkili satıcınıza başvurun. Onların temsilcileri, sizi nasıl daha verimli hale gösterebilirler. Otomatik hale gelmiş sistemi kullanarak süreci takip edebilir ve muhasebe çalışanlarınızın formlar üzerinde vakit kaybetmesini önleyebilirsiniz. Bu sayede bireysel hataların sebep olduğu olumsuzlukları da en aza indirmiş olursunuz.

7. İş Akış Süreçlerinizi Standart Hale Getirin

İş akışı optimizasyonunun kalbi, süreç standardizasyonudur. Yorumlara veya alternatiflere ne kadar az yer bırakırsanız, kontrolünüzü sağlamak ve kaynaklarınızı yönetmek o denli kolay olur. Bunu yapmanın anahtarı, gereksiz bürokrasi ile organizasyonunuzu ağırlaştıran unsurlardan kurtulmaktır.

Süreçleri standart hale getirirken başka birtakım şeyleri de göz önünde bulundurmak gerekebilir. Çok fazla standartlaştırma - özellikle yeni girişimler için - yaratıcılığı bastırabilir ve çalışanlarınızın motivasyonunu düşürebilir. Standardizasyon, işlerin doğru ve hızlı bir biçimde yapılabilmesi için vardır. Bu özelliğinden çıkarak çalışanlarınızı sorumluluk almaktan alıkoyan bir zehre bürünüyorsa standartlarınızı değiştirmeli ya da onları esnetmelisiniz.

Finans, muhasebe, personel planlaması ve tedarik zinciri gibi süreçler büyük ölçüde standartlaştırılabilir, ancak pazarlama ve marka geliştirme gibi yaratıcılığın konuşması gereken alanlarda kurallarınızı mümkün olduğu kadar esnetmeye çalışın.

E-mail listesine kayıt olun
tüm fırsatlardan ilk sizin haberiniz olsun