İş Dünyası

Şirket İçi Dolandırıcılık
ile
Başa Çıkma Yöntemleri

Şirket İçi Dolandırıcılık
ile
Başa Çıkma Yöntemleri

Geçtiğimiz yıl Amerika Birleşik Devletleri’nde yapılan bir araştırmaya göre, 100 kişiden az çalışanı olan küçük ve orta ölçekli şirketlerin en az büyük ölçekli şirketler kadar şirket içi dolandırıcılığa maruz kaldığı ortaya çıktı. Yine araştırmaya göre; küçük ve orta ölçekli şirketler için ortalama zarar 154 bin dolar, büyük ölçekli şirketler için ise 160 bin dolar olarak tespit edildi. Bu durum; birçok girişimin ve girişimcinin aslında ne kadar büyük bir tehlike ile yüzleşmesi gerektiğini de kanıtlar nitelikte… Yeni girişimlerin karşı karşıya kalabilecekleri suistimal boyutunun büyük ölçekli şirketler kadar yüksek olması, paranın StartUp’lar için ne kadar kritik olduğunu da hesaba kattığımızda ortaya büyük bir fatura çıkarıyor. Bu nedenle, büyümekte olan girişimlerin sahiplerinin ya da yöneticilerinin şirket içi dolandırıcılığı önleme konusunda birtakım düzenlemeler yapması oldukça önemli görünüyor.

Bir şirket sahibi iseniz dolandırıcılığı engellemekle ilgili izleyebileceğiniz iki tane yol var. Bir tanesi; şirketinizde olan biten her şeyin içinde olmak, süreçleri, ürün veya hizmetleri, para akışını ve müşteriler ile olan iletişimi kontrol altında tutmak olabilir. Bütün bunlar yapmaya kalktığınızda zaten şirket olmanıza da gerek kalmayacaktır. Ayrıca insanlar üzerinde kurduğunuz bu baskı, paranoyaklaşmanıza yol açabilir ve nitelikli çalışan istihdam edebilmenize de ket vurabilir. Yine, performans sorunlarına yol açması muhtemeldir. İkinci ve daha mantıklı görünen seçenek ise hemen her şeyin kontrolünü birtakım mekanizmalara bağlamak ve süreçlerinizi otomatikleştirmek… Yapılan her işin birtakım kurallara bağlanması zor gibi görünse de şirketinizin hayatına sağlıklı bir biçimde devam edebilmesini istiyorsanız bu emeği sarf etmeniz gerekecek.

Şirket içi dolandırıcılığı önlemek ya da en aza indirebilmek için kesin bir yöntemden bahsedemeyiz ancak oto-kontrol mekanizmaları oluşturmak ve her işin; o işi icra eden kişiler dışında başkaları tarafından da değerlendirmeye alınabildiği bir organizasyona sahip olmak için çabalamak büyük bir adım olacaktır.

İşte size bu büyük adımı atabilmeniz için küçük küçük adımlardan oluşan bir öneri listesi:

Doğru Personel Seçimi İçin Çalışın

Doğru personel seçimi insan kaynakları ekibiniz tarafından yerine getirilmesi gereken bir görev. Ancak siz belirli kuralları tanımlayabilirsiniz. Ekibiniz genişlerken, ik çalışanlarınız da çizdiğiniz bu kriterler çerçevesinde görüşmeler yapar. Ya da henüz yeni bir girişim iseniz söz konusu işe alımları yönetmek zaten sizin bizzat yaptığınız bir iş olacaktır.

Özellikle satın alma, muhasebe, finans, depo ve stok yönetimi gibi alanlarda çalışacak personelin geçmişini oldukça iyi araştırmalısınız. Daha önce çalıştıkları yerler ile görüşmeli, referanslarını kontrol etmeli ve adli sicil kaydı istemelisiniz. Özellikle diplomaların ve daha önce çalıştıkları yerler ile ilgili belgelerin aslını görmeyi mutlaka talep edin. Maalesef sahte diploma ile 16 yıl öğretmenlik yapılabilen bir ülkedeyiz. Bu yüzden çok dikkatli ve titiz ilerlemekte fayda var.

Para Akışını Sıkı Bir Denetimden Geçirin

Para akışını takip edebilmek ve bu noktalarda gerçekleşebilecek suistmali önleyebilmek adına;

Yapılan finansal işlemlerin onayının
Yapılan işlemin kayıt edilmesinin
Yapılan işlemin sonucunda ortaya çıkan varlıkların (para, stok)

farklı kişiler tarafından icra edilmesini sağlayabilirsiniz. Bunu yapacak bir insan kaynağınız yok ise en azından denetimlerinin farklı kişiler tarafından ya da bizzat sizin tarafınızdan yapılmasını temin etmelisiniz. Birçok şirkette maliyet kaygısı nedeniyle bu rollerin tamamı tek kişi üzerinde birleşmiştir. İdari işler ya da muhasebe işlemlerinizden sorumlu kişi tek başına tüm bu süreçleri yönetir ve raporlar. Bir zaman sonra buralardan o kadar uzaklaşmış olursunuz ki bir şeyleri incelemek istediğinizde isteseniz de anlayamazsınız. Eğer küçük bir şirketseniz, para akışında onay sürecini kendinizin yapması akıllıca bir seçim olacaktır.

ERP Sistemleri Kullanabilirsiniz

Şirket içi süreçlerinizi yönetebileceğiniz bir masaüstü ya da web tabanlı ERP uygulaması ile denetimlerinizi sağlamak akıllıca olabilir. Bu yazılımları bütçe olarak karşılamakta zorlanacaksanız kendi süreçlerinizi içine alacak, size özel, sade ve kullanışlı bir yazılım yaptırabilirsiniz. Bu tarz bir yazılımın maliyeti 15-20 bin liradan başlar ve istediğiniz özelliklere göre artabilir. Çok sayıda yeni girişimci kaynaklarını buralarda harcamayı reddederek aslında hata yapar.

Piyasadaki birçok ERP yazılımında, çalışanlarınıza verdiğiniz roller kısıtlanabilir ya da gruplanabilir. Muhasebe, satış gibi alanlarda çalışan profesyonellerinizin yetkilerini yaptıkları işe göre sınırlandırabilirsiniz. Birçok şirket sahibi ise herkese sınırsız yetki vererek, işlerin hızlı bir şekilde yürütülmesini daha önemli görüyor. Bu da şirketleri suistimallere karşı daha korumasız hale getiriyor.

Onay Mekanizması Oluşturun

Şirketiniz küçük iken her şeyi siz onaylayabilirsiniz ancak organizasyonunuz büyüdükçe bunu yapmanız mümkün olmayacaktır. Enerjinizin büyük bir kısmını, daha önemli şeylere ayırabilmek istiyorsanız şirket içinde sorunsuz bir şekilde yürüyecek bir onay mekanizması oluşturmanız gerekiyor.

Yetkilerinizi devredeceğiniz kişiler harcamalarınıza onay verebilir. Başta onay mekanizmasını bir müdüre verseniz bile eğer şirket içi muhasebe çalışanınız var ise harcamaları onların da gözden geçirmesi faydalı olabilir. İdari işler personelinin muhasebe tarafından, muhasebenin de idari işler tarafından izlendiği bir çapraz onay mekanizması yaratabilirsiniz.

Personel İzinlerini Takip Edin

İş hayatının olağan akışına ters olarak, yılık izin hakkını kullanmak istemeyen personel kuşku yaratmalıdır. Bir çalışanın hiç izin izin kullanmak istememesinin ardında yerine bakacak kişinin dolandırıcılığını ortaya çıkaracağı endişesi olabilir. Şirket politikanız olarak yıllık izin kullanımını teşvik etmeniz ya da zorunlu kılmanız, hem bu tür dolandırıcılığın önüne geçmenizi hem de personel ayrılırken yüksek bir tutar ödemenizin önüne geçer.    

Düzenli ve Sürpriz Denetimler Yapın

Şirket içi denetimlerinizi iki şekilde yapmalısınız. Bunların bir kısmı haftalık/aylık denetimler olurken bir kısmı da hiç beklenmeyen anlık denetimlerden oluşmalıdır. Rutin denetimlerde şirketin işleyişi kontrol edilir. Asında verilmek istenen bir mesaj vardır burada: ‘’Yönetim olarak sizden o kadar uzakta değiliz’’. Art niyetli çalışanlarınız varsa bir süre sonra rutin denetimlerin açıklarından faydalanarak birtakım fırsatlar kollayacaklardır. Bu yüzden beklenmedik, anlık denetimlere de ihtiyacınız var. Özellikle muhasebe, finans, satın alma ve idari işler departmanlarında sürpriz denetimler yapmanız, insanların yaptıkları işte daha titiz olmalarını sağlayacaktır. Örneğin, idari işlerden son 1 ayda harcamalar için verilen onayı görmek isteyebilir, ardından satın alma departmanında bunun karşılığını görebilir, son olarak da muhasebe yetkilinizin kasanızdan çıkardığı parayı teftiş ederek çapraz bir denetim yapmış olursunuz.

Denetim tarafında bu işi profesyonel olarak yapan şirketlerden yardım da alabilirsiniz.

İhbar Hattı Sistemi Kurun

Türkiye’de ihbar hattı konusunda şirketlere hizmet veren bir şirket var mı bilmiyorum ancak yurtdışında özellikle büyük şirketlerin birçoğunda ihbar hattı denen bir mekanizma bulunuyor. İsterseniz bu işi bir jurnalcilik faaliyeti olarak görün, fark etmez. Günün sonunda, bir girişimci olarak size fayda sağlayacak bir şey olduğunu kabul etmeniz gerekir. İhbar hattı müessesesi şöyle çalışıyor: Önce bu hizmeti veren bir şirketle anlaşıyorsunuz. Ardından çalışanlarınız kimliğini açıklamadan şirket içi yolsuzluğu, şüpheli durumlardı ya da organizasyondaki çatlakları ihbar hattına bildiriyor. Bu işi daha eğreti biçimde yapmanız da mümkün. Çalışanlarınıza bir posta kodu vererek, onlardan isimsiz mektup yazmalarını isteyebilirsiniz. Yine bu işi yapan Peakon gibi bir araç da mevcut. Peakon ile belirli alanlarda hazırladığınız soruları çalışanlarınıza düzenli olarak yöneltebilir; onlardan anonim olarak yanıtlar toplayarak şirket içi süreçlerinizi iyileştirme fırsatları elde edebilirsiniz.

Etiketler:

  • şirket içi dolandırıcılık
  • iş dünyası
  • internal fraud

E-mail listesine kayıt olun
tüm fırsatlardan ilk sizin haberiniz olsun